Politique de confidentialité / Politique de gouvernance et de protection de vos renseignements personnels
Les présentes politiques visent à vous informer, en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (« LPRPSP »), La Loi Sur Les renseignements de Santé et de Services Sociaux (« LSRSSS ») et toute autre loi applicable au Centre (collectivement la « Loi »), sur la manière dont le Centre de Médecine Sportive de Laval (le « Centre »), recueille, traite, communique et protège les renseignements personnels et de santé que nous détenons sur vous en raison d’un intérêt sérieux et légitime.
Nous vous invitons à lire attentivement cette « Politique de confidentialité » et cette « Politique de gouvernance et de protection de vos renseignements personnels » (collectivement étant désignées la « Politique »). En nous fournissant vos renseignements personnels, vous consentez à leur collecte et à leur utilisation conformément aux finalités précisées dans cette Politique. En ce qui concerne les renseignements de santé (par exemple, vos antécédents médicaux ou les résultats d’une analyse sanguine), nous veillons à obtenir votre consentement explicite, conformément à la loi, pour leur collecte, utilisation et communication.
I. Politique de confidentialité
1) Les renseignements personnels ou de santé que nous collectons :
▪ les coordonnées personnelles (nom et prénom, date de naissance, adresse, adresse courriel et numéro de téléphone)
▪ les renseignements de santé en lien avec les services cliniques que nous rendons à nos clients;
▪ l’historique de vos rendez-vous dans nos différents services ainsi que vos factures et reçus antérieurs;
▪ des renseignements personnels de notre personnel salarié ou de nos associés.
2) Les moyens que nous utilisons pour collecter vos renseignements personnels
Nous recueillons vos renseignements personnels ou de santé en personne, par courriel, par téléphone ou par l’entremise de notre site web, lorsque vous nous les donnez pour la fourniture d’un service clinique ou dans le cadre d’un recrutement ou dans le contexte de la conduite des affaires de notre entreprise (par exemple, les renseignements personnels de nos salariés/associés).
Notre site internet, ceom.ca, utilise des témoins de connexion qui sont nécessaires à son bon fonctionnement et servent à améliorer votre expérience. Nous ne pouvons pas les désactiver. Ces témoins de connexion ne stockent pas de renseignements personnels sur vous.
Notre site internet utilise également d’autres témoins de connexion optionnels qui peuvent eux établir votre historique de navigation, vous localiser ou vous profiler et par conséquent, collecter des renseignements personnels sur vous. Ces témoins de connexion sont désactivés par défaut afin de ne pas collecter vos renseignements personnels. Vous pouvez les activer en suivant les indications sur notre site internet si vous souhaitez bénéficier de certaines fonctionnalités supplémentaires. En continuant à naviguer après leur activation, vous consentez à leur utilisation. Lorsque nous collectons des renseignements personnels sur des mineurs de moins de 14 ans, nous nous assurons que le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur ait été obtenu.
Nous ne sommes pas responsables de la protection de vos renseignements personnels pour les sites internet auxquels vous pouvez accéder en cliquant sur des hyperliens affichés sur notre propre site internet.
Nous ne recueillons pas de renseignements personnels ou de santé vous concernant auprès de tiers. Si cela devait arriver, nous demanderions d’abord votre consentement explicite, sauf dans les cas prévus par la Loi.
3) Les fins auxquelles les renseignements personnels ou de santé sont recueillis
▪ pour l’accomplissement des services cliniques auprès de nos clients (que cela soit en physiothérapie, ostéopathie, massothérapie, acupuncture ou dans tout autre service que nous offrons à nos clients);
▪ pour le paiement des factures que nous émettons à nos clients;
▪ pour le recrutement de notre personnel ou pour des considérations de ressources humaines.
a) Utilisation de vos renseignements personnels ou de santé collectés
Vos renseignements personnels et de santé sont utilisés exclusivement par les professionnels du Centre ainsi que par les employés de soutien technique et administratif autorisés, conformément à la LSRSSS.
Nous n’utilisons vos renseignements personnels que pour les fins pour lesquelles ils ont été collectés, tel que décrit dans la présente Politique. Si nous voulons les utiliser à d’autres fins, nous demanderons préalablement votre consentement. Toutefois, veuillez noter que la Loi prévoit des exceptions où les renseignements personnels et de santé peuvent être utilisés à une autre fin sans le consentement de la personne concernée, incluant :
o Lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne.
o elle est nécessaire à l’application d’une loi au Québec, que cette utilisation soit ou non prévue expressément par la loi.
b) Communication de vos renseignements personnels ou de santé collectés
Nous ne communiquerons vos renseignements personnels ou de santé qu’avec votre consentement. Pour les renseignements personnels de santé, un consentement explicite sera requis, sauf dans les cas prévus par la Loi permettant leur communication à des tiers sans le consentement de la personne concernée, soit:
- À nos fournisseurs de services et partenaires, lorsque cette communication est nécessaire à la prestation des services demandés, selon les modalités prévues par la Loi.
- Aux organismes gouvernementaux, conformément aux obligations légales applicables.
- Dans le cas d’une situation d’urgence selon les articles 74 à 76 de la LSRSSS.
Lorsqu’il est possible d’utiliser ou de communiquer un renseignement de santé sous une forme ne permettant pas d’identifier directement la personne concernée, l’utilisation ou la communication se fera sous cette forme.
Vous pouvez communiquer avec nous au (450) 687-1487 poste 1013 ou charles-olivier.moreau@cmslaval.com si vous avez d’autres questions sur les renseignements personnels ou de santé recueillis auprès de vous par notre Centre, les catégories de personnes au sein de notre Centre qui y ont accès et la durée de conservation des dits renseignements.
4) Vos droits concernant les renseignements personnels et de santé que nous détenons sur vous
Vous avez le droit de nous joindre pour notamment:
▪ Demander de restreindre l’accès aux renseignements de santé vous concernant, selon les modalités prévues par la Loi.
▪ Droit de refuser qu’un renseignement de santé vous concernant, qu’il soit présent ou à venir, soit accessible aux personnes déterminées à l’article 8 de la LSRSSS.
▪ Demander une copie des renseignements personnels ou de santé que nous détenons sur vous en format technologique.
▪ Rectifier ou supprimer des renseignements personnels ou de santé que nous détenons sur vous qui seraient incorrects ou dont la collecte, la communication ou la conservation vous paraît non autorisée par la Loi.
▪ Demander, dans certains cas, la source des informations que nous détenons sur vous.
▪ Nous demander de cesser l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels ou de santé en retirant par écrit le consentement préalable que vous nous aviez donné (il convient de noter que dans certains cas, votre consentement pour ce faire découlait du simple fait que vous aviez accepté de nous communiquer vos renseignements personnels ou de santé après avoir lu cette Politique).
▪ Nous demander de cesser de diffuser un renseignement personnel ou de santé vous concernant ou de cesser de donner l’accès à la diffusion par un moyen technologique d’un renseignement personnel ou de santé vous concernant.
Pour ce faire, ou pour déposer une plainte, la personne concernée doit faire une demande écrite (par courriel ou par la poste) adressée au Responsable de la protection des renseignements personnels du Centre à l’adresse décrite ci-dessous. Le responsable de la protection des renseignements personnels aura TRENTE (30) jours à compter de la date de réception de la demande pour y donner suite. En cas de refus, celui-ci sera motivé par une disposition légale et indiquera les recours possibles en vertu de la Loi et le délai pour les exercer. Soyez toutefois avisé que nous pouvons vous demander de vérifier votre identité avant de vous fournir un accès à vos renseignements personnels ou de santé.
II. Politique de gouvernance et de protection de vos renseignements personnels
Vos renseignements personnels ou de santé sont conservés de manière numérique sur le serveur informatique du Centreprotégé par un pare-feu et des protocoles stricts de contrôle d’accès. Le Centre met régulièrement à jour ses systèmes technologiques pour garantir la sécurité et l’efficacité de ses services. Les mises à jour des produits ou services technologiques sont planifiées en fonction des besoins identifiés et des nouvelles exigences réglementaires.
Au sein de notre entreprise, les renseignements personnels ou de santé que nous collectons ou détenons ne sont accessibles que par les employés/associés du Centre dans le contexte nécessité par l’exercice de leur fonction et ayant obtenu l’autorisation requise selon la Loi. Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité pour qu’aucun tiers n’ait accès à vos renseignements personnels ou de santé de façon non autorisée par la Loi.
Lorsque les fins pour lesquelles nous avons recueilli ou utilisé les renseignements personnels ou de santé sont terminées, nous les détruisons, sous réserve d’un délai de conservation prévu par les lois applicables, ou les anonymisons en conformité avec la Loi.
En cas d’incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels ou de santé, le Centre applique une procédure rigoureuse conformément aux exigences légales. L’incident est immédiatement évalué et documenté par le Responsable de la protection des renseignements personnels. Des mesures correctives sont mises en place pour limiter les impacts et prévenir la récurrence. Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice pour la personne concernée, celle-ci est informée dans les meilleurs délais, ainsi que la Commission d’accès à l’information du Québec, conformément aux obligations légales.
Le Centre met en place des activités de formation continues (exemple : des sessions régulières de sensibilisation)afin d’assurer que tous les membres du personnel comprennent et appliquent les meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels et de santé.
Si vous avez une plainte ou une question concernant notre Politique de confidentialité ci-dessus ou sur la façon dont nous gérons la protection de vos renseignements personnels, merci de communiquer avec Charles-Olivier Moreau, le responsable de la protection des renseignements personnels de notre Centre, 4650, Desserte sud, Aut. Laval Ouest (440) Laval (Québec) H7T 2Z8 au: 450-687-1487 ou à charles-olivier.moreau@cmslaval.com.